El desarrollo de distintos softwares y aplicaciones de todo tipo es cada vez más extenso entre las plantillas de profesionales, que se apoyan en estos asistentes para agilizar su trabajo y ofrecer unos servicios optimizados. Quizá los más conocidos sean los diferentes paquetes ofimáticos que se ponen a disposición de las empresas y sus administradores para facetas como el desarrollo de textos, la contabilidad, el almacenamiento de archivo, etc.
Sin embargo, las funciones actuales de una empresa van a más allá de los trámites sencillos del día a día y requieren una exigencia y atención que a veces se escapan y superan tanto a los managers como a los trabajadores. Por esa razón los softwares de gestión administrativa son cada vez más frecuentes en el sector empresarial. Bien como programas informáticos, bien como empresas dedicadas de manera personal a la gestión, este servicio ofrece la posibilidad de dejar en manos de profesionales las funciones más complicadas, garantizando un resultado óptimo y beneficioso desde todas las perspectivas para la empresa.
La oferta amplia de aplicaciones y compañías dedicadas a esta actividad puede dificultar en cierto modo la elección. Para evitarlo, en este artículo hablaremos de qué habilidades deben tener estos softwares y las facetas que se deben tener en cuenta para su elección.
Funcionalidades
Uno de los aspectos más importantes a la hora de elegir cuál será el software de gestión más apropiado para nuestra empresa es la evaluación de funciones posibles. No en balde, este tipo de servicio se contrata para suplir las carencias y limitaciones del equipo administrativo, por lo que será señal de calidad que el propio software complete lo restante con sus posibilidades.
Si el programa o la empresa ofrecen soporte para la administración económica, será necesario que faciliten el estudio contable, el estudio financiero, el estudio tributario, la evaluación de proyectos de inversión, análisis de indicadores económicos, liquidación de impuestos y todo lo relacionado con la economía de la empresa. Así, la compañía puede desentenderse del proceso administrativo y centrarse únicamente en la recopilación y evaluación de datos para elaborar planes futuros apoyados en la asistencia del software y sus profesionales.
Otros soportes permiten incluso realizar evaluaciones de desempeño, control horario, interconexión de departamentos, centralización de datos y todo ese tipo de facilidades para hacer de la empresa un lugar común y accesible para todos los trabajadores.
Interfaz
Otra faceta de interés en la evaluación de estos programas asistenciales es la interfaz. Tanto si se trata de plataformas automáticas como de una empresa dedicada a esta actividad, el lugar de acceso al servicio debe ser claro y conciso. Después de todo, cuando una empresa recurre a estos soportes no busca otra cosa que una ayuda para agilizar estas gestiones y evitar una inversión de tiempo que la desvíe de la misión de generar beneficios. Por lo tanto, si la interfaz no facilita el trabajo, no será demasiado sensato por nuestra parte recurrir a ese software en concreto.
Un diseño claro, con las funciones y los departamentos bien definidos son algunas de las normas básicas con las que debe cumplir una interfaz atractiva, sugerente y eficaz de cualquier software de gestión.
Manejabilidad
En línea con lo anterior, la manejabilidad es un factor clave a la hora de elegir un software u otro, ya que hila directamente con la sencillez de uso que debe presumirse en cualquier soporte destinado a estos menesteres administrativos. Especialmente en los programas automáticos, aparejados directamente a un ordenador, la sencillez de uso es crucial, ya que no habrá ningún profesional junto a nosotros explicándonos cada paso y guiándonos en cada proceso, a pesar incluso de la formación previa.
En el caso de los softwares manejados por trabajadores, este plano es algo menos importante, pero sí deben asegurarse que al menos el acceso y la navegación por la web son lo suficientemente accesibles como para no generar problemas a los usuarios.
Destinatarios
Por último, antes de contratar un software de gestión concreto, debemos asegurarnos que estamos en el grupo de tipos de usuario a los que presta sus servicios. No olvidemos que generalmente quienes más recurren a estos soportes son las pequeñas y medianas empresas, ya que las grandes corporaciones suelen trabajar con un sistema interno autosuficiente y totalmente independiente. Por esta razón, un buen software de gestión estará orientado al sector medio, ofreciendo todo su potencial para aminorar la carga de trabajo de aquellas empresas que no tengan recursos suficientes como para gestionar su administración interna con la atención que merece.
